Si vous me demandez pourquoi on continue d’organiser des événements et des rencontres physiques à l’heure de la communication et du marketing 3.0, je vous répondrai que c’est probablement parce qu’on aime le vin. Après tout, nous restons humains et tant que la technologie ne nous permettra pas de franchir le pas entre digital et personnel (personnel, pas personnalisé), nous serons toujours plus à l’aise lors d’une rencontre informelle autour d’une coupe. Alors, si, justement, on cherche à éviter la technologie, pourquoi digitaliser nos événements ?
Vous avez assisté à une bonne dizaine d’événements l’an passé et vous avez vu quelques petites choses intéressantes. Notamment ces enceintes unidirectionnelles à faisceau réduit qui vous donnent l’impression de passer de la jungle à la ville en faisant deux pas de côté (ajoutez un ficus et un poster de NYC et vous vous offrez une alternative à une activité réalité virtuelle) ! Vous aviez apprécié aussi ce buffet réalisé par des artisans locaux. Et les playlists participatives de la journée d’entreprise, c’était vraiment une bonne idée (sauf pour Claude François, mais bon, ça a le mérite d’être vraiment participatif).
Mais les événements, est-ce que vous vous en souvenez ? Est-ce que vous avez retenu le thème des conférences ? Est-ce que vous avez encore en tête ce que vous y avez appris ? Y avez-vous seulement appris quelque chose ? Eh. C’est pourtant l’essence de l’événement, le reste n’est là que pour faire déplacer les invités.
Mettons-nous quelques secondes à la place d’un chef de projet événementiel et essayons de comprendre. Votre N+1 (ou votre client, si vous êtes une agence) vous a demandé :
Un événement marquant, dont tout le monde se souviendra.
Avec des stars, dans une belle salle. Accessible, la salle, il faut que tout le monde puisse venir en voiture. Mais, bref, un événement dont tout le monde se souviendra, avec un beau buffet, pas de queue au moment du badging, des hôtesses à disposition et un cocktail dînatoire incroyable, des intervenants qui ont la pêche… La totale, quoi !
**Ah, j’ai oublié : le sujet de la conférence, c’est Évolutions et impacts de la loi sur les obligations contractuelles des assureurs dans les contrats d’assurance RC d’entreprise. Ah, et j’ai pas de budget.
La question existentielle d’un chef de projet est la suivante : sans budget et avec de (très) nombreuses contraintes, comment proposer un événement qui soit réellement mémorable et pour les bonnes raisons, qui plus est ? Deux options se présentent alors à vous : mettre l’accent sur des à-côté pour marquer les esprits ou marquer les moments clés de l’événement (les conférences).
Les offres digitales ont plusieurs avantages.
D’abord, la tendance est aux solutions clés en main et à l’uberisation : des prestations moins chères et plus simples. C’est donc le moyen d’offrir à la fois une expérience agréable (cf le buffet) et de redorer le blason de la conférence : proposer des formats innovants n’a jamais été aussi simple, en témoigne le succès rapide de beekast. Ensuite, la technologie a cet avantage de créer des effets wahou dans n’importe quel contexte, y compris une conférence sur les évolutions et impacts de la loi sur les obligations contractuelles des assureurs dans les contrats d’assurance RC d’entreprise !
En fait, l’entrée du digital sur vos événements est tout à fait justifiée, à condition de suivre une règle : lutter contre la tendance à vouloir sortir du lot à tout prix : vous avez plus de moyens que jamais pour impressionner à la fois votre boss et vos invités en proposant des conférences interactives, un buffet agréable et une belle occasion de networker dans une ambiance détendue. Ne vous focalisez plus sur un seul de ces aspects, harmonisez l’expérience digitale !
On vous propose un petit aperçu d’un événement type : un séminaire d’une demie journée de 100 personnes. Digital et tendance :
Bird Office pour une une salle à la demie journée : 300€ Dooliz pour gérer les invitations et les relances : 100€ MonBanquet pour offrir un buffet réalisé par des artisans du coin : dès 300€ Beekast pour animer votre conférence avec des activités digitales et un mur de question : dès 50€ Tracktl pour proposer une playlist collaborative : tout le monde écoute ce qu’il aime pour 45€
Un événement digital, simple pour vous, agréable pour vos invités. Votre message est passé pour moins de 1000€ ! Voilà là bonne raison de digitaliser vos événements.
