Une récente étude menée par Barco et Circle Research révèle que les cadres assistent en moyenne à 10 réunions par semaine* de 48 minutes chacune environ. Ce sont donc 2 jours par semaine qui sont consacrés aux réunions. Pour rentabiliser ce temps, voici quelques clés pour optimiser l’animation de réunion.
Organiser une réunion de travail
Bien préparer ses réunions de travail est essentiel pour les rendre efficaces et que chaque participant ait l’impression de ne pas perdre son temps. Mais comment organiser et préparer une réunion ? Voici quelques éléments pour vous aider avant de démarrer.
Les questions à se poser avant d’organiser une réunion
- Pourquoi organiser une réunion ?
Se pose ici la question de l’objectif de la réunion : passer une information, prendre des décisions, faire un point d’avancement, favoriser l’idéation… Quelle est la vocation de la réunion que je souhaite organiser ?
- Le sujet concerné mérite-t-il vraiment de mobiliser plusieurs personnes ?
Le temps est précieux. Quelquefois, un email suffit pour faire passer une information auprès de quelques personnes ou pour solliciter des avis.
- Qui doit participer ?
Les participants doivent tous avoir un rôle direct avec le sujet concerné. Rien ne sert d’avoir trop de personnes réunis autour de la table. Il est bon de choisir judicieusement les personnes en fonction de leur rôle dans la société et de leur personnalité.
Identifier le type de réunion
À chaque type de réunion ses objectifs. Avant de commencer, identifier le type de réunion concerné permet d’avoir des clés pour bien la préparer.
- Réunion d’information
Réunion principalement descendante, elle permet de diffuser des informations et de transmettre des messages à ses participants. Elle est construite de la façon suivante : l’animateur de réunion présente à un auditoire.
- Réunion de projet
Kick-off meeting, réunion d’équipe, revue de projet, réunion de résolutions de problèmes et de gestion de projet : ces échanges permettent de réunir les acteurs d’un projet à toutes les étapes stratégiques.
- Réunion de prises de décisions
Réunion stratégique, elle réunit celles et ceux qui doivent prendre des décisions pour faire avancer une situation.
- Réunion de créativité
Pour favoriser l’idéation, ce type de réunion regroupe toutes les techniques pour trouver de nouvelles idées, comme le brainstorming.
- Réunion managériale
De l’onboarding à la réunion one-to-one, les réunions managériales donnent les outils au Manager pour faire avancer ses équipes.
- Réunion à distance
Un ou plusieurs membres de l’équipe sont en télétravail ou dans un autre service ? L’organisation d’une réunion à distance nécessite le respect de quelques règles en amont.
Préparer la réunion de travail
Pour rendre une réunion efficace, il faut la préparer. Encore plus quand il s’agit de faire appel à l’intelligence collective. Mais comment préparer une réunion de travail ? Voici les pré-requis essentiels.
- Se rappeler l’objectif de la réunion
C’est le nerf de la guerre : une réunion doit avoir un objectif bien défini. Il sert de guide, de fil rouge et permet d’identifier les ressources nécessaires pour y répondre. Participants, durée, documents, tout se construit autour de l’objectif fixé.
- Définir l’ordre du jour
Il s’agit du plan et des thématiques autour desquelles les discussions vont se succéder, dans l’ordre de priorités. Divisé en sous-catégories, l’ordre du jour de réunion doit être succinct et doit être réalisable. S’il est trop long, ne pas hésiter à organiser d’autres réunions si nécessaire.
- Choisir un lieu adapté
Ne pas oublier de réserver la salle de réunion la mieux adaptée, en fonction du nombre de participants, du matériel et de l’équipement nécessaires (vidéoprojecteur, télévision, webcam, micro…). Et pour sortir des sentiers battus, ne pas hésiter à organiser les réunions dans des lieux extérieurs à l’entreprise pour penser “out of the box”.
- Désigner un Time Keeper
Annoncer une durée de réunion et la respecter permet de ne pas s’éloigner de l’ordre du jour. Il est donc important de définir un horaire de fin. Et pour le respecter, assigner le rôle de Timer Keeper à l’un des participants.
- Planifier la réunion en amont
Quelle sensation désagréable que d’être prévenu d’une réunion au moment où elle commence ! Il s’agit de convoquer les participants bien en amont, en fonction des disponibilités de chacun, en y précisant les objectifs de la réunion. Ainsi, le groupe pourra préparer les échanges.
- Les documents et supports de réunion
Une présentation, un tableau blanc, des post-it, une plateforme web : de quels supports et documents le groupe a-t-il besoin ?
Animer une réunion de travail
Le succès d’une réunion de travail efficace, même si elle est bien préparée, réside dans son animation. Est animateur de réunion qui veut, à condition de prendre en compte ces quelques pré-requis.
Le rôle de l’animateur de réunion
L’animateur de réunion a pour rôle de conduire la réunion et de parvenir à répondre à l’objectif annoncé. Maître des échanges, il fait avancer le débat en fonction de l’ordre du jour, en donnant la parole à chacun.
Plus généralement, voici ce qu’il faut attendre d’un animateur de réunion :
- Il doit rappeler l’enjeu de la réunion, au début et dès que nécessaire
- Il fixe les règles en amont et donne le ton : durée, méthodes de collaboration, distribution de la parole etc.
- Il fait avancer le groupe en gérant les prises de parole et en recentrant le débat sur le sujet clé de la réunion en cas de dispersion
- Il génère de l’intelligence collective en incitant les participants à produire de la valeur, autant que possible
Au delà de ces rôles, on attend d’un animateur des qualités humaines et un bon leadership. Il doit savoir écouter, donner la parole pour favoriser le débat, prendre des responsabilités et faire preuve d’autorité. Des qualités essentielles pour des réunions participatives et efficacement menées.
En fonction de l’enjeu de votre réunion, vous pouvez choisir de répartir les rôles en réunion. Ainsi, l’animateur deviendra le facilitateur de la réunion et deux autres participants de votre choix seront respectivement gardien du temps et maître des décisions.
Des techniques d’animation de réunion
Des techniques d’animation et des jeux peuvent accompagner l’animateur afin de fédérer le groupe efficacement. Voici quelques idées pour rendre vos réunions originales et participatives
- Le Pecha Kucha pour booster une réunion : dans le cadre d’une présentation descendante, cette technique empruntée du Japon, permet de dynamiser la prise de parole de l’animateur d’une réunion, à partir de 20 images présentées en 20 secondes chrono.
- L’homme aux 6 personnalités : ce concept de réunion propose aux participants de changer de personnalités, à tour de rôle, pour faire émerger de nouvelles idées.
- La météo du jour, un icebreaker pour détendre l’atmosphère avant de commencer une réunion
- Le stand-up meeting pour plus d’efficacité : le principe consiste à réunir des collaborateur autour d’une réunion debout. Les participants échangent en position debout pour faciliter les échanges et l’efficacité.
- La réunion promenade pour faire des réunions en marchant : cette technique permet non seulement de s’aérer l’esprit, mais également d’aller à l’essentiel et donc d’être plus efficace.
Bien conclure une réunion de travail
De l’importance de la chute : conclure une réunion dans les règles de l’art permet de gagner en efficacité pour les suivantes.
Une réunion de travail peut se conclure quand les différents sujets ont été abordés, que les décisions ont été prises, qu’un plan d’action est en ordre de marche. Aussi, on veillera à ne pas (trop) dépasser le temps prévu initialement.
Réaliser un ROTI agile ou une Feedback Door permet de récolter les retours qualitatifs des participants, de façon à ajuster les prochaines réunions.
Enfin, la rédaction d’un compte rendu de réunion permettra d’archiver les échanges et de permettre à chacun de retrouver son plan d’action.
Avec toutes ces informations, nous espérons vous avoir donné les clés pour vous aider à stopper la réunionite et faire de vos moments collectifs des moments efficaces et agréables pour tous !
*D’après une étude menée par Barco et Circle Research en novembre 2018 auprès de 3000 cadres de 8 pays.
