Vous prévoyez d’animer une réunion prochainement et souhaitez qu’elle soit à la fois interactive et efficace ?
Alors lisez ces quelques lignes. Car toute bonne réunion débute avec un ordre du jour clairement défini, qui suscite l’intérêt et donne envie de participer.
Et grâce à Beekast, impliquez vos participants dès la rédaction de l’ordre du jour de réunion.
L’ordre du jour pour amorcer la conduite de réunion
Commençons par quelques rappels essentiels.
Quel que soit le type de réunion que vous vous apprêtez à organiser, l’ordre du jour est un moyen de bien préparer la réunion, de mettre les objectifs principaux en avant et de cadrer le déroulement de la rencontre.
Qu’est-ce qu’un ordre du jour de réunion ?
Ce document liste précisément tous les points à aborder lors de la réunion que vous êtes en train de préparer.
Il permet à la fois d’annoncer les points en amont et constitue aussi le fil conducteur des animateurs de réunion.
À quoi sert l’ordre du jour ?
Document de gestion de réunion, il est nécessaire pour annoncer, structurer et parvenir aux résultats attendus dans une logique d’efficacité et de productivité.
En effet, envoyer l’ordre du jour aux participants avant la réunion leur permet de se sentir valorisé et de leur donner du temps pour préparer les points sur lesquels ils sont sollicités.
Rappelez-vous que l’objectif d’une réunion est de parvenir à un résultat donné. Le contenu et la liste des points abordés doivent permettre d’y arriver.
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8 étapes pour construire un ordre du jour efficace
Des éléments indispensables doivent apparaître dans l’ordre du jour de réunion.
1. Donner un titre pertinent
Plus le titre va droit au but, plus les participants de la réunion sauront à quoi s’attendre. Il permet aussi d’identifier le type de réunion concerné.
2. Définir le ou les objectifs principaux
Quel est le but de la rencontre ? Quels sont les résultats attendus ? Quelles décisions doivent être prises à la fin de la réunion ? Annoncer les objectifs permet de guider les participants dans la même direction.
3. Annoncer la date, l’heure et le lieu
L’ordre du jour fait aussi guise de convocation de réunion.
4. Lister les thématiques de la réunion
De manière chronologique, indiquez les différents sujets à traiter de manière succincte.
C’est l’occasion ici d’indiquer quelle personne sera en charge du point traité et d’indiquer le temps imparti à chaque sujet.
Cette liste fera ainsi office de planning de réunion, avec un temps à respecter pour chaque point.
Cette mécanique vous permettra ainsi toute perte de temps sur des détails ou des digressions et d’éviter de transformer la rencontre en réunionite.
5. Structurer le planning
Certains sujets sont plus longs que d’autres. Certains points seront aussi plus importants et nécessitent du temps supplémentaire. N’hésitez pas à construire le planning en fonction, en ajoutant des temps de pause pour mieux appréhender les sujets communs.
Ajoutez un temps d’échanges, de questions réponses ou de brainstorming en fin de séance.
6. Présenter les intervenants
Si la réunion inclut des équipes qui ne se connaissent pas, intégrez une présentation de chaque partie prenante pour les introduire. Indiquez également sur quelles thématiques de la réunion ils interviendront.
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7. Faire valider l’ordre du jour
Avant de distribuer l’ordre du jour, faites-le valider par l’ensemble des participants. Cela vous permettra ainsi de garantir que tous les aspects de la réunion seront abordés.
8. Distribuer l’ordre du jour
Veillez à transmettre l’ordre du jour bien en avance pour laisser le temps aux participants de bien préparer leurs sujets. La durée dépendra du type de réunion et de son importance.
Et surtout, dernière étape mais pas des moindres : n’oubliez pas de suivre l’ordre du jour de réunion le jour J !
Modèle d’ordre du jour de réunion Beekast
Comme tous les organisateurs de réunions, vous souhaitez aller vite et faire en sorte que la réunion à venir soit participative.
Voici trois modèles d’ordres du jour de réunion engageant pour vous aider à engager vos participants déjà bien avant la rencontre.
L’ordre du jour participatif
Avant de distribuer l’ordre du jour, demandez à vos collègues de valider les thématiques à aborder.
Principe : l’animateur invite les participants à vérifier votre ordre du jour et à ajouter des points à aborder si nécessaire, pour affiner les sujets de la réunion.
Déroulé :
- créez une activité Tableau avec une colonne par participant
- l’animateur propose une carte par thématique à aborder
- chaque participant valide ou propose des points supplémentaires
Cerner les attentes des participants
La réunion est annoncée. Mais avant de distribuer l’ordre du jour, sondez les participants pour identifier leurs attentes.
Principe : laisser la possibilité au groupe d’indiquer ce qu’il aimerait aborder lors de la réunion.
Déroulé :
- dans une session asynchrone, créez une activité Tableau sans catégorie
- laissez ensuite la possibilité à chacun d’indiquer une idée par carte
Le sondage des connaissances
Quels sujets sont à privilégier par rapport à d’autres pour construire le planning de réunion ? Cette activité permet à l’organisateur de bien structurer la réunion en amont, en fonction des connaissances et attentes de chacun.
Principe : sonder le degré de connaissances sur les sujets qui vont être abordés pendant votre réunion, pour accorder plus de temps aux sujets sur lesquels vos collaborateurs seront le moins à l’aise.
Déroulé : dans un session asynchrone :
- lancez une activité Sondage
- demandez au groupe de participer en répondant
Et maintenant ?
À vous de jouer pour fédérer les participants de vos réunions dès l’étape de l’ordre du jour.
