“Qui rédige le compte rendu de réunion ?” Cette question se pose beaucoup trop de fois par jours dans les entreprises françaises. Entre ceux qui ne savent pas le rédiger, ceux qui ne le lisent jamais ou ceux qui évitent le sujet, le compte rendu de réunion est un outil encore trop mal appréhendé.
Le rôle du compte rendu de réunion de travail
Véritable outil de suivi des réunions, le compte rendu permet de synthétiser les informations diffusées en réunion. Destiné d’abord aux participants – et non à tous les membres de l’entreprise – il permet également aux absents de retrouver l’essentiel des discussions.
Ce document de quelques pages seulement, revient sur les principaux points de l’ordre du jour et résume les échanges. Il contient les décisions prises pendant la réunion et les actions à entreprendre par les participants, avant la prochaine réunion de travail.
Plus qu’un document qui permet d’archiver les échanges et de conserver une trace écrite, un compte rendu de réunion est un document de suivi, de communication interne et d’aide-mémoire. Ce document peut se révéler particulièrement utile si vous faites de la gestion de projet.
Comment faire un compte rendu de réunion ?
Rédiger son compte rendu de réunion peut être rapide s’il est bien pensé en amont. Ces quelques points peuvent aider à la bonne préparation d’une prochaine réunion.
1. Identifier le rédacteur du compte rendu
Le rédacteur peut changer en fonction du type de réunion. Si ce rôle a été généralement attribué à un secrétaire dans des réunions de direction, tout le monde peut toutefois se charger de la synthèse. Il suffit simplement de désigner le rédacteur bien en amont, en fonction du contexte.
2. Définir la forme du compte rendu
Un compte rendu se réalise généralement sur un document Word (et non dans le corps d’un email). Le rédacteur utilise un ton neutre et rédige sous forme de petits paragraphes avec des listes à puces, autour des thématiques de l’ordre du jour.
3. Définir une trame et un modèle de compte rendu de réunion
Chaque organisation possède généralement sa propre trame de compte rendu, mais certains éléments de base sont à ne pas oublier.
- Le titre de la réunion et le type de réunion
- Les objectifs de la réunion
- La date et le lieu de la réunion
- La liste des personnes participantes
- La liste éventuelle des personnes absentes
- L’ordre du jour : il constitue le sommaire des thématiques abordées pendant la réunion
- La synthèse des informations transmises entre les participants
- Les décisions prises
- Les actions à réaliser
- La date des prochaines échéances
- Des remarques diverses (le R.O.T.I., d’importants problèmes soulevés …)
Le modèle de réunion est un document essentiel pour gagner du temps lors de la rédaction de vos comptes rendus.
4. Bien penser la prise de notes en réunion
La trame doit être préparée en avance de façon à ce que le rédacteur n’ait plus qu’à simplement remplir son template de compte rendu et gagner un temps précieux. Ne lui restera qu’à peaufiner sa rédaction après la réunion et le faire relire.
Pour les plus perfectionnistes, un enregistrement vocal de la réunion est possible, afin de ne manquer aucune information pendant le compte rendu, si tous les participants sont d’accords.
5. Diffuser le compte rendu
Si le compte rendu est approuvé, il est maintenant temps de le diffuser aux participants. Il servira de point de départ de la prochaine réunion de travail. Il faudra ainsi veiller à ce que les participants aient bien relu ce compte rendu.
Pour aller plus loin, le RIDA permet de compléter le compte rendu de réunion. Moins étoffé mais plus axé sur les prises de décisions et d’actions, c’est un outil qui permet le suivi de réunion.
Le compte rendu de réunion automatique avec Beekast
Pour gagner encore plus en efficacité et en productivité, Beekast a imaginé le compte rendu automatique, qui se génère à chaque fin de réunion un compte rendu final. Plus besoin de se demander qui sera en charge de la rédaction du prochain compte rendu de réunion !
Beekast est une plateforme web qui vous accompagne au quotidien pour optimiser vos réunions et les rendre plus efficaces, grâce à une palette d’activités et de fonctionnalités simples.
