Les réunions one-on-one sont généralement perçues comme des mises à jour de statut ennuyeuses qui auraient pu être effectuées via Slack ou par courriel.
Mais ce n’est pas une fatalité. Avec les bons outils et processus, ces réunions peuvent être significatives, productives et engageantes pour toutes les personnes impliquées.
Voyons ce qu’il faut faire avant, pendant et après votre réunion one-on-one pour la rendre interactive et faire bon usage du temps de chacun.
Avant la réunion
Les choses les plus importantes à faire avant la réunion sont les suivantes :
1. Demandez à l’autre participant ce qu’il en pense
Une réunion one-on-one n’est pas une conversation unilatérale. Elle doit traiter ce que l’autre participant souhaite aborder. Vous pouvez rassembler ces informations dans un document de réunion partagé créé dans Notion ou à l’aide d’outils de traitements de texte en ligne comme Quip et Butter Docs.
Dressez la liste des sujets que vous souhaitez aborder dans le document et invitez l’autre participant à faire de même en tant que collaborateur. S’il y a trop de sujets, utilisez le modèle de matrice d’Eisenhower de Beekast pour établir un ordre de priorité des sujets qui seront abordés lors de la réunion.
2. Créer un ordre du jour de la réunion
Une fois que vous avez choisi les principaux sujets de discussion, l’étape suivante consiste à établir l’ordre du jour de la réunion.
Pensez à l’ordre du jour de la réunion comme à une feuille de route. C’est comme avoir un plan avant de commencer un trajet, mais au lieu de routes et de points de repère, il s’agit d’un plan de ce dont vous parlerez et de ce que vous ferez au cours de la réunion. Il s’agit d’une structure et d’une direction claires qui permettent de ne pas sortir du cadre.
Voici quelques caractéristiques clés d’un excellent ordre du jour :
- Indique clairement l’objet de la réunion et la date à laquelle elle aura lieu
- Mentionne les personnes qui participeront à la réunion
- Décrit la raison de la réunion et ce que les organisateurs espèrent atteindre à la fin de la réunion
- Décrit les principaux points ou sujets qui seront discutés au cours de la réunion
- Précise le temps qui sera accordé à chaque sujet de l’ordre du jour afin de garantir le respect du calendrier de la réunion.
Voici à quoi pourrait ressembler l’ordre du jour d’une réunion one-on-one :
Date: 25 mars 2024
Titre: Réunion mensuelle de contrôle des performances
Participants: Yassine Chabli et Clara Plancon
Lieu: Google Meet
Durée: 14h00 – 15h00 (heure d’Europe centrale)
Sujet clé 1: Passer en revue les trois tâches les plus importantes du mois précédent (15 minutes)
Sujet clé 2: Aborder les trois principaux obstacles et défis du mois précédent (15 minutes)
Sujet clé 3: Discuter des trois tâches principales du mois à venir (15 minutes)
Autres questions: Tout autre sujet non couvert par les thèmes principaux (10 minutes)
Clôture: Confirmer la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion (5 minutes).
Vous pouvez adapter les modèles d’agenda de réunion gratuits à vos besoins spécifiques si vous ne souhaitez pas créer le vôtre à partir de zéro.
En savoir plus : Comment définir un ordre du jour efficace pour une réunion
Durant la réunion
Il y a quelques éléments clés à garder à l’esprit pour s’assurer que la conversation est interactive, engageante et productive pour les deux parties impliquées.
3. Lancez votre réunion avec des questions pour briser la glace
Les icebreakers sont des questions simples qui permettent aux participants de démarrer la réunion sans trop de pression. Ils permettent d’éviter le silence gênant du début des réunions. Ce moment où vous et votre interlocuteur êtes silencieux, vous regardant l’un l’autre et attendant que quelqu’un prenne la parole en premier.
Les questions sur la météo sont les moyens les plus familiers (et franchement surutilisés) de briser la glace lors d’une réunion. Mais il existe des moyens plus intéressants de lancer vos réunions one-on-one. Par exemple, vous pouvez utiliser le nuage de mots de Beekast pour vérifier l’humeur de chacun avant que la réunion ne commence.
Vous pouvez également parler de ce que vous souhaitez faire après le travail ou des moments forts de votre semaine.
En savoir plus : 9 activités faciles et rapides pour briser la glace lors de réunions collaboratives
4. Poser des questions ouvertes
Les questions ouvertes permettent d’avoir des conversations plus approfondies et plus productives. Contrairement aux questions fermées, auxquelles on peut répondre par un simple « oui » ou « non », les questions ouvertes exigent des réponses plus détaillées et plus réfléchies. Vous pouvez poser des questions complémentaires basées sur ces réponses pour faire avancer la conversation.
Par exemple, demandez : quels sont les défis que vous avez rencontrés cette semaine ? au lieu de : avez-vous été confronté à des défis cette semaine ? La première question incite l’autre partie à discuter de ces défis en profondeur. Vous pouvez poser des questions complémentaires telles que :
- Pourquoi pensez-vous que [cela] s’est produit ?
- Comment puis-je vous aider à éviter cela à l’avenir ?
Les questions ouvertes favorisent également l’écoute active et l’empathie, car elles obligent l’auditeur à assimiler pleinement les paroles de l’orateur avant de répondre.
5. Utiliser des aides visuelles
Si vous pensez que les supports visuels sont réservés aux réunions de groupe, détrompez-vous. Les supports visuels tels que les tableaux, les images et les diapositives sont également très importants pour les réunions individuelles.
Plus précisément, ils vous aident à maintenir l’engagement tout au long de la réunion. On peut facilement se déconnecter lorsqu’on écoute une autre personne pendant une longue période. Mais une image ou une diapositive peut capter et maintenir l’attention.
Vous pouvez créer et modifier des diapositives directement dans Beekast. Si vous avez déjà vos diapositives, ajoutez-les à un onglet dans Beekast pour y accéder facilement – avec l’ordre du jour de la réunion et d’autres informations importantes. Vous partagerez cet onglet avec l’autre participant pendant la réunion.
Après la réunion
La réunion est terminée, mais ce n’est pas tout. Pour conclure en beauté, vous devez :
6. Demander du feedback
Le feedback vous aide à comprendre ce qui s’est bien passé au cours de la réunion et ce qui doit être amélioré. Il montre également à l’autre participant que vous accordez de l’importance à son opinion.
Beekast propose deux méthodes de collecte du feedback : ROTI et Feedback Door. La méthode ROTI demande à l’autre participant d’évaluer la réunion sur une échelle de 1 à 5 afin de déterminer si elle a été une bonne utilisation de son temps. La méthode Feedback Door, quant à elle, demande au participant de rédiger un feedback et de le classer en deux catégories : positif ou négatif.
En savoir plus : Comment obtenir un feedback efficace ?
7. Partager les prochaines étapes
Préciser ce qui se passe après la réunion permet à tous les participants d’y voir plus clair. Cela permet à chacun de savoir ce qu’il doit faire, pourquoi et quand il doit le faire. Cela vous donne également l’occasion de répondre à toute question concernant les tâches ou d’éclaircir les points qui ne sont pas clairs.
Ce processus n’a pas besoin d’être complexe ou de prendre beaucoup de temps. Il peut être aussi simple que de dire : « Voici ce dont nous avons discuté, ce qui doit se passer ensuite et qui est responsable de chaque tâche ».
Beekast génère automatiquement une note de réunion – incluant des informations sur les prochaines étapes – à la fin de chaque réunion. Ainsi, vous ne devez pas vous soucier de rédiger manuellement des notes de réunion et d’en extraire les étapes suivantes.
Organiser des réunions one-on-one interactives avec Beekast
Beekast vous offre tout ce dont vous avez besoin pour organiser des réunions productives et interactives. Elle automatise les tâches fastidieuses telles que la rédaction des notes de réunion et le chronométrage des discussions sur les sujets clés. Elle dispose également d’une bibliothèque complète d’activités interactives qui rendent vos réunions individuelles plus attrayantes.
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