Pour une demie-journée ou pour plusieurs jours, le télétravail est une solution efficace pour permettre aux salariés de rester chez eux, et pour favoriser la continuité de l’activité en cas de perturbations (transports arrêtés, mobilisation syndicale, épidémie…). Beekast est une solution pour animer vos réunions à distance qui se prend en main très rapidement. Il suffit de quelques clics et d’un peu de préparation.
Voici quelques astuces pour faciliter le travail en équipe, à distance.
Le guide de conduite pour une réunion à distance
1. Préparer la réunion à distance
- Le b.a-ba : différentes étapes sont indispensables pour bien préparer une réunion. Il faut identifier les objectifs et le type de réunion, élaborer l’ordre du jour et convoquer les participants bien en amont. Une bonne technique pour sonder votre équipe en amont est de lui proposer de contribuer à l’ordre du jour de réunion : préparez une session Beekast avec l’activité Tableau puis partagez-le à votre équipe. Chacun pourra indiquer une thématique à aborder pendant la réunion.
- Préparer le support de réunion : posez-vous les bonnes questions : de quels supports, documents, chiffres et de quelles informations avez-vous besoin pour faire avancer la réunion ? Intégrez vos documents directement dans votre session. Power Point, PDF, Vidéos… Beekast accueille tous vos supports. Aussi, intégrez tous les documents nécessaires à la conduite de la réunion dans les Rubriques.
- Sélectionner les activités Beekast les plus adaptées : pour stimuler l’intelligence collective pendant la réunion, choisissez parmi la bibliothèque d’activités, celles qui correspondent le mieux à votre réunion.
- Pour une réunion de service : comme le daily meeting par exemple, sélectionnez l’activité Tableau pour que chacun puisse organiser sa prise de parole.
- Pour organiser un brainstorming à distance : le Nuage de mots, le Tableau ou la Métaphore permettent de générer des idées et de les organiser, même à distance.
- Pour une réunion de projet (comme un kick-off meeting par exemple) : les activités Matrice, Priorisation et Tableau permettent de rassembler tous les membres du projet autour de décisions à prendre.
- Pour acter les prises de décisions collaboratives et suivre les plans d’action, utilisez la fonctionnalité Actions / Décisions.
2. Animer la réunion à distance
- Identifier les rôles de chacun : l’animateur, le time keeper… à chacun ses responsabilités. Ainsi, on ne coupe la parole à personne et chacun possède son propre temps de parole. Annoncez les rôles directement dans la discussion.
- Choisir le mode de communication : audio ou vidéo ? À l’animateur de décider du mode de communication pour échanger à distance.
- Lancer les activités : mais avant, l’animateur doit donner un contexte, une consigne et expliquer aux participants comment contribuer.
- Acter les décisions prises et attribuer des actions au fil de la réunion et retrouvez-le ensuite dans le compte rendu de réunion.
- Se rapprocher malgré la distance : humaniser votre réunion à distance avec une Activité Selfie. Cela permet de créer la proximité.
3. Conclure la réunion et suivre les actions
- Évaluer la qualité de la réunion en récoltant le feedback de vos participants : organisez un ROTI agile ou une Feedback Door.
- Planifier la date de la prochaine réunion directement dans le mur de discussion. Rien de mieux qu’une deadline pour se challenger.
- Rédiger un compte rendu de réunion pour ne pas perdre une trace de la réunion qui vient de se terminer. Avec Beekast, le compte rendu de réunion est automatique. Pas besoin d’y consacrer du temps après la réunion. Il vous suffit de l’exporter et de le diffuser.
Quelques rappels avant de lancer le travail d’équipe à distance : arrivez bien préparé et organisé pour capter l’attention de vos participants ! Et en plus, avec l’interface simple de Beekast, l’essayer, c’est l’adopter en quelques clics seulement.
Collaborer à distance n’aura jamais été aussi simple et ludique qu’avec Beekast. Êtes-vous prêt à tenter l’expérience ?
