Vous souhaitez organiser une réunion de travail efficace ? Alors suivez ces 6 commandements pour faire de votre prochaine réunion un moment à la fois agréable et performant.
Comment conduire une réunion de travail efficace ?
1. Un ordre du jour tu prépareras
Une réunion commence sans ordre du jour préalablement construit et annoncé à l’ensemble des participants ? Voilà une erreur à ne pas commettre sous peine de frustrer bon nombre de vos collaborateurs.
Comment préparer sa réunion ? Commençons par annoncer un contexte, définir les objectifs et établir le programme. L’ordre du jour doit explicitement indiquer a minima : le type de réunion, l’objectif et les thématiques qui seront abordées.
2. Les bonnes personnes tu convoqueras
Qui participe à la réunion ? L’organisateur doit se poser cette question bien en amont. Chaque personne présente autour de la table doit avoir un rôle défini et doit pouvoir apporter de la valeur sur le sujet qui les réunit.
Comment convoquer les participants ? Il est conseillé de transmettre l’ordre du jour en même temps que la convocation. Tout dépend du type de réunion, mais de nos jours, des convocations par email sont suffisantes. Noter que les participants apprécieront être convoqués quelques jours avant le jour de réunion.
3. Les supports nécessaires tu emmèneras
Pour parvenir à répondre aux objectifs de la réunion et faciliter son animation, des supports seront sûrement utiles : un paperboard, des visuels, des graphiques, des post-its, un tableau blanc ou tout autre document nécessaire soit autant d’éléments pour rebondir et faire avancer les échanges. Aux oubliettes le Powerpoint descendant ! Favoriser des supports collaboratifs engage davantage. Beekast est un outil de réunion qui permet notamment de rendre les réunions de travail beaucoup plus participatives.
4. Aux participants la priorité tu donneras
L’organisateur se charge généralement de l’animation de la réunion de travail. Il a la responsabilité de faire avancer les échanges entre les participants, en veillant à ce que chacun ait la parole, puisse contribuer au débat et créer de la valeur.
Comme son nom l’indique, la réunion d’équipe place le collectif au centre. Le rôle de l’animateur est de s’assurer de faire avancer le groupe vers l’objectif à atteindre. Sa seule préoccupation est de générer l’intelligence collective.
Il désigne aussi un maître du temps, pour respecter l’horaire annoncé, et éviter toute perte de temps frustrante pour les participants.
Ainsi, il ne lui reste plus qu’à structurer le déroulement de la réunion en se basant sur l’ordre du jour, pour en faire un moment productif pour tous.
5. Un compte rendu de réunion tu rédigeras
À quoi sert la réunion qui vient de se terminer s’il n’y a aucun suivi ensuite ? Pour acter les décisions prises, le compte rendu permet de rassembler les échanges et de mettre en avant le plan d’action à suivre. Désigner le responsable du compte rendu ne se fait pas à la fin de la réunion, mais en amont, avant même qu’elle n’ait commencée.
Encore mieux, avec Beekast, pas besoin de rédacteur de compte rendu : il se génère automatiquement avec toutes les données de la réunion. Efficace, n’est-ce pas ?
Consultez nos conseils pour savoir comment rédiger un compte rendu de réunion
6. Les bons outils collaboratifs tu utiliseras
De nombreux outils collaboratifs existent sur le marché pour assurer la conduite de réunion. Leur rôle ? Faciliter la communication et favoriser les échanges, organiser la production et gérer les projets, stocker les données et le partage de fichiers, mais aussi organiser des réunions à distance.
De Microsoft Teams aux spécialistes de la visioconférence, en passant par des logiciels de gestion de tâches comme Jira, Monday ou Trello, toutes les organisations peuvent trouver les outils qui s’adaptent à leurs besoins et leur environnement.
Beekast : un outil pour animer vos réunions de travail
De la préparation à l’animation de réunion de travail, jusqu’aux prises de décisions et suivi des actions, Beekast dynamise vos réunions de travail avec des activités interactives qui s’adaptent à n’importe quel environnement de travail. Accessible, l’outil s’utilise facilement pour organiser des réunions, pour n’importe quel profil d’organisateur ou de participant. Adeptes des outils numériques ou non, Beekast est fluide et définitivement efficace !
Testez par vous même :
