Avec la quasi généralisation du télétravail dans les entreprises, nous voyons les ateliers en mode hybride se multiplier. Comment permettre une collaboration efficace entre les participants à distance et ceux au bureau ?
Il ne s’agit pas d’une mission facile. Elle nécessite de suivre quelques étapes clés afin de créer une expérience engageante et productive pour tous les participants. L’atelier hybride offre de la flexibilité aux participants qui assistent à l’atelier à distance ou en présentiel.
L’interaction est également au rendez-vous grâce aux plateformes d’animation de réunion en ligne avec des fonctionnalités tels que des forums de discussion et des sondages en temps réel. Ainsi, les participants collaborent efficacement entre eux.Les outils de visioconférence permettent aux participants de contribuer activement à l’atelier et d’interagir entre eux.
Les participants bénéficient donc d’une expérience d’apprentissage riche et innovante, car l’atelier hybride combine différents types d’outils pédagogiques, tels que des présentations en ligne, des vidéos, et des exercices de groupe. Les participants sont donc plus engagés et apprennent de différentes manières.
Quelles étapes faut-il suivre pour créer un atelier hybride qui répond aux besoins des participants et aux objectifs de l’entreprise ?
8 étapes à suivre pour réussir un atelier hybride :
La réussite d’un atelier hybride dépend de plusieurs facteurs, raison pour laquelle il est impératif de mettre en place un processus précis qui permettra de créer un moment d’échange interactif, bénéfique pour tous les participants et efficace :
- Définir l’objectif de l’atelier et le public cible : il s’agit d’une étape essentielle qui aide les organisateurs à planifier et concevoir efficacement le contenu de cet atelier. Cela permet également d’orienter les efforts de tous les participants vers un objectif commun.
Définissez un public cible. Cela vous permettra de limiter le nombre de participants et de concevoir votre atelier en fonction des besoins et des attentes de cette cible.
- Déterminer les outils qui seront utilisés : faites le choix d’un outil de visioconférence sur lequel les participants qui sont à distance pourront rejoindre l’atelier. Idéalement, faites appel à une plateforme d’animation de réunions qui vous permettra d’ajouter de l’interactivité et de faciliter les échanges entre participants.
Utilisez Beekast qui est l’outil collaboratif idéal pour organiser vos ateliers en format hybride. Il est non seulement intégrés à plusieurs outils de visioconférence comme Microsoft Teams, Google Meet, Webex et Jitsi, mais il permet également d’engager vos participants, tout en gagnant en efficacité.
- Planifier le déroulement de l’atelier : la préparation du contenu, des intervenants et des activités au préalable est importante pour garantir le bon déroulement de l’atelier.
Cela vous permet de mieux structurer votre atelier, de gérer efficacement votre temps, et de vous adapter en cas de besoin. De cette manière, vous êtes sûr que votre atelier se déroulera de manière productive.
Concernant le contenu, sachez que Beekast est compatible avec de nombreux formats de présentation (pdf, ppt, keynote, etc) et est intégrée à Google Drive, Prezi et Genial.ly, ce qui vous permettra d’ajouter facilement vos slides de présentations dans la plateforme.
- Animer l’atelier : avant de débuter l’animation de votre atelier, veillez à rappeler les règles et à préciser les objectifs pour que l’atelier se déroule comme prévu.
Pour engager au mieux les participants, pensez à utiliser un icebreaker. Choisissez par exemple le modèle “Secret story”où chaque participant écrira une histoire vraie qui lui est arrivée.
Les participants devineront ensuite qui a vécu chacune de ces histoires, et découvriront une facette inattendue de chacun, ce qui permettra de briser la glace et de commencer au mieux votre atelier.
- Favoriser la communication durant l’atelier : pour éviter les discussions en aparté, proposez à vos collaborateurs de solliciter la parole dans le chat afin de s’exprimer à haute voix durant l’atelier. Avec Beekast, vous disposez également d’un mur de discussion permettant aux participants d’interagir entre eux sans se couper la parole.
Utilisez l’activité Brainstorming qui permettra à vos participants de s’exprimer et de partager leurs opinions de manière constructive.
- Recueillir les retours des participants : avant de clôturer l’atelier, pensez à récolter les feedbacks des participants. Ils vous permettront d’adapter le contenu des prochains ateliers et de l’améliorer si nécessaire.
Pour ce faire, faites appel au modèle “Plus & Delta” qui offre aux participants l’occasion de commenter l’atelier. Ils pourront partager les avantages de l’évènement (les plus) et ce qu’ils recommandent de changer dans les ateliers futurs (les deltas).
- Évaluer les résultats par rapport aux objectifs fixés : pour que votre atelier soit productif, il est toujours important d’évaluer ses résultats par rapport aux objectifs fixés.
Avec Beekast, il est possible de générer un compte rendu word éditable que vous pourrez partager à l’ensemble des participants, après y avoir intégré vos commentaires. Vous pouvez également générer un rapport Excel pour analyser plus finement l’engagement et la motivation de vos collaborateurs et les résultats. - Prise de décision et mise en place d’un plan d’action : à la fin de chaque atelier hybride, il y aura toujours des actions à mettre en place, et des décisions à prendre. Beekast vous facilite la tâche et vous permet de rassembler toutes vos actions et décisions dans votre session grâce à la fonctionnalité “Actions & Décisions”.
Vous avez même la possibilité d’assigner une action à un collaborateur et de faire voter les décisions par les participants. Ensuite, les participants recevront automatiquement le plan d’action par mail, pour réaliser le suivi et garder une trace écrite. En fonction de l’avancement dans les tâches et des dates d’échéance fixées, des emails de relance pourront parvenir aux participants.
En somme, l’organisation d’un atelier hybride efficace n’est pas évidente et nécessite le respect des étapes citées précédemment.
Ainsi, grâce à ces étapes, vous allez pouvoir engager facilement vos participants qu’ils soient en présentiel ou à distance. La réussite de votre atelier hybride est donc liée à sa planification minutieuse, aux activités que vous aurez penser et leur animation, sans oublier le rôle important que joue les outils dans l’engagement des participants.
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