Vous ne vous êtes jamais dit, en sortant d’une réunion, qu’elle n’avait servi à rien ? Les causes d’une mauvaise réunion sont nombreuses. Une excellente parade pour une réunion efficace est de bien dissocier 3 rôles clefs en les affectant à certains participants.
Mais quels sont-ils ? Il s’agit en particulier du facilitateur, du gardien du temps et du maître des décisions.
Pourquoi affecter des rôles ?
Il est bien sûr possible d’animer une réunion et de remplir l’ensemble de ces rôles, mais plus la réunion comporte d’enjeu et plus cela est risqué.
Pourquoi ? Parce qu’une réunion réussie l’est autant par la qualité du contenu échangé que par l’attitude des participants. Et qu’il est difficile de maîtriser les deux dimensions en même temps tout en animant, en présentiel et encore plus à distance !
Alors déléguez une partie de votre rôle et répartissez les responsabilités parmi vos participants.
Quels rôles clefs pour dynamiser une réunion ?
Les 3 principaux rôles lors d’une réunion sont le facilitateur, le maître des décisions et le gardien du temps.
Le facilitateur
Personne clef de la réunion, son rôle est essentiel pour assurer la qualité de la réunion. Il doit adapter son comportement et ses méthodes en fonction de la dynamique du groupe.
Les participants sont endormis ? Le facilitateur peut lancer une activité dynamique pour réengager tout le monde (comme un Nuage de mots ou un arbre à personnages)
Un participant monopolise la parole ? Le facilitateur peut alors modifier le format de la réunion et basculer sur un outil d’expression collective. (Par exemple un brainstorming pour élargir le débat ou une prise de température collective avec le ROTI).
Le facilitateur doit donc s’assurer que :
- Toutes les personnes participent bien activement à la réunion
- Les participants osent confronter leurs points de vue, même lorsqu’ils sont opposés
- Les participants s’écoutent les uns les autres
- Le débat ne s’enlise pas
- Les objectifs restent présents tout au long de la réunion
- La prise de notes soit faite au fil de la réunion
Pour réussir ses missions, voici ce que doit faire et ne pas faire le facilitateur :
→ À faire :
Reformuler, observer, rester neutre par rapport au fond des débats, choisir à qui donner la parole, détendre l’ambiance, rappeler les objectifs au fil de la réunion …
→ À ne pas faire :
S’énerver, orienter le fond du débat, afficher clairement son point de vue et perdre sa neutralité, ne s’adresser qu’à une partie des participants, négliger les silencieux …
Le maître des décisions
Ce rôle consiste à accompagner efficacement les participants dans le processus de prise de décision. Cette tâche peut parfois être prise par le facilitateur mais elle doit le plus souvent être affectée à une personne qui pourra porter par la suite la responsabilité de la décision.
Faut-il prendre une décision en mode consensus ou bien en votant à la majorité ? Les décisions qui s’apprêtent à être prises sont-elles réalistes et applicables ? Qui assumera la responsabilité de la mise en œuvre des actions liée à la décision ?
Voici autant de responsabilités à affecter au maître des décisions !
Pour réussir ces missions, voici ce que doit faire et ne pas faire le maître des décisions :
→ À faire :
Choisir le mode de prise de décision (directif, participatif -unanimité ou majorité-), mettre en perspective les impacts de la décision, affecter les responsabilités des actions à mettre en œuvre, s’assurer avant la réunion que les compétences/connaissances nécessaires à la prise de décision sont présentes …
→ À ne pas faire :
Afficher son propre point de vue pour influencer les autres, laisser le groupe prendre une décision irréaliste, ne pas responsabiliser les personnes par rapport aux décisions prises …
Le gardien du temps
Pour réussir une réunion, facilitateurs comme maîtres des décisions ont souvent tendance à bien approfondir les débats, ce qui risque de faire dériver la durée ! Le gardien du temps est nécessaire pour contrebalancer cette tendance naturelle et maintenir une durée raisonnable de réunion.
Son rôle est autant nécessaire en amont de la réunion qu’en live. En amont, le gardien du temps doit s’assurer que les durées prévues sont réalistes au regard des activités prévues : un brainstorming limité à 10 minutes sur un sujet critique pour un groupe ne pourra, par exemple, pas être respecté !
Pour réussir ces missions, voici ce que doit faire et ne pas faire le gardien du temps :
→ À faire :
Calibrer en amont de la réunion les durées des activités prévues, rappeler à chaque étape de la réunion le timing prévu, interagir régulièrement avec le facilitateur et le maître des décisions afin qu’ils adaptent leurs modalités en fonction du déroulé de la réunion, être force de proposition en cas de dérive de temps …
→ À ne pas faire :
Se limiter à rappeler que la durée prévue est atteinte ! Brider les débats en mettant à tout moment la contrainte du timing …
Quelques autres rôles pour aller plus loin
- Le Scribe est responsable spécifiquement de la prise de note et du compte rendu de la réunion. Il partage idéalement sa prise de note en direct.
- Le graphiste illustrateur représente sous forme visuelle le contenu des débats. Son illustration est idéalement partagée en temps réel. Cette pratique renforce la compréhension et la prise de recul.
- Le dessinateur accompagne la réunion de dessins illustratifs souvent caricaturaux afin d’aider les participants à prendre du recul. Ses dessins sont partagés au fil de la réunion.
- L’acteur de théâtre en improvisation présente au fil de la réunion quelques saynètes pour aider à l’analyse d’une situation.
Répartissez ainsi ces rôles et vous gagnerez non seulement en efficacité mais aussi en engagement au cours de vos réunions !
Je vous souhaite de bonnes réunions
