Les managers RH passent beaucoup de temps en réunion. Ils s’entretiennent avec les candidats et les responsables du recrutement, intègrent les nouveaux employés, organisent la communication à l’échelle de l’entreprise et ont des discussions d’équipe pour organiser les processus internes – tout cela en même temps.
Il est facile de laisser passer des choses lorsqu’on gère plusieurs réunions en même temps. C’est pourquoi vous avez besoin d’un logiciel de gestion des réunions RH qui soit facile à utiliser, qui automatise les tâches fastidieuses et qui soit flexible. Dans cet article, nous avons mis en évidence les meilleurs outils de réunion qui répondent à ces critères.
Voici un aperçu des logiciels de gestion des réunions RH que nous allons aborder dans cet article.
| Le meilleur pour… | Caractéristiques principales | Plans tarifaires | |
| Beekast | Réunions de collaboration | – Rapports de réunion automatisés – Intégrations – Activités interactives | Plan gratuit ; plans payants pour les entreprises à partir de 39 € par organisateur et par mois |
| Zoom | Vidéoconférence | – Tableaux blancs – Prise en charge de plusieurs appareils – Outils de collaboration | Plan gratuit ; plan payant à partir de 149,90 €/utilisateur par an |
| Calendly | Programmation des réunions | – Prévention – Rapports et analyses – Flux de travail et intégrations | Plan gratuit ; plans payants à partir de 10 € par siège/mois |
| Fireflie.ai | Prise de notes par l’IA | – Transcriptions automatiques – Transcriptions consultables – Capacités d’intégration | Plan gratuit ; plans payants à partir de 10 € par siège/mois |
| Asana | Planification de projets et de tâches | – Champs personnalisables – Automatisation – Intégration avec des outils tiers | Plan gratuit ; plans payants à partir de 10,99 € par utilisation/mois |
1. Beekast: Pour organiser des réunions en collaboration
Beekast est un logiciel de réunion en ligne pour les équipes en personne, hybrides et à distance. Il fournit tout ce dont vous avez besoin pour gérer une réunion de bout en bout, y compris la planification de l’ordre du jour, les présentations, les activités interactives et la prise de notes automatisée.
Vous pouvez créer ou importer des diapositives dans la plateforme, utiliser des activités interactives pour impliquer votre public, recueillir des commentaires en temps réel et générer des notes de réunion partageables pour les membres de l’équipe à la fin de votre présentation.
Beekast est également facile à utiliser. Les participants peuvent rejoindre la réunion à l’aide d’un code sans avoir besoin d’un compte Beekast au préalable.
Caractéristiques principales
- Rapports de réunion : Beekast génère automatiquement des rapports partageables à la fin de vos réunions. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier de prendre des notes pendant la réunion. Au lieu de cela, vous pouvez vous concentrer entièrement sur la fourniture de la meilleure expérience aux participants.
- Intégrations : Vous pouvez connecter Beekast à d’autres outils de réunion tels que Zoom, Microsoft Teams et Livestorm pour stimuler la participation et l’engagement grâce à nos activités interactives et à d’autres fonctionnalités de Beekast.
- Activités interactives : Beekast propose plus de 15 activités interactives intégrées que vous pouvez ajouter à vos réunions en quelques clics. Par exemple, au lieu de créer un icebreaker à partir de zéro, vous pouvez utiliser l’activité Nuage de mots de Beekast pour lancer votre réunion ou votre atelier.
Plans tarifaires de Beekast : Beekast propose un plan gratuit pour un maximum de trois participants. Il existe également des plans Starter, Pro et Business qui coûtent 39 €, 59 € et 79 € par organisateur et par mois (facturés annuellement). Les formules payantes vous permettent d’héberger un plus grand nombre de participants et vous donnent accès à des fonctionnalités avancées telles que les rapports PDF et la co-animation.
2. Zoom: Pour les vidéoconférences et les audioconférences
Zoom est une plateforme de vidéoconférence et d’audioconférence largement utilisée pour la formation des employés, les webinaires et les diffusions en direct. Elle permet aux individus et aux organisations de se connecter en ligne, en offrant des fonctionnalités qui répondent à différents types de réunions, depuis les appels individuels jusqu’aux conférences à grande échelle avec des centaines, voire des milliers de participants.
Caractéristiques principales
- Prise en charge de plusieurs appareils : Les participants peuvent organiser et rejoindre des réunions Zoom à partir de n’importe quel appareil, y compris les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones. L’application mobile est particulièrement utile car elle permet d’organiser et de participer à des réunions et à des sessions de formation en déplacement.
- Tableaux blancs : Zoom propose des tableaux blancs pour les sessions de brainstorming. Vous pouvez y ajouter des notes autocollantes virtuelles et dessiner des cartes mentales et des tableaux pour recueillir, organiser et valider des idées lors d’ateliers et de présentations. Zoom enregistre automatiquement ces tableaux blancs pour que vous puissiez y accéder et les partager après la réunion.
- Outils de collaboration : Zoom offre une large gamme d’outils de collaboration pour impliquer votre public. Vous pouvez créer des salles de réunion pour des sessions de groupe ciblées pendant les réunions. Vous pouvez également réaliser des sondages pour mesurer les émotions de votre auditoire en temps réel.
Astuce : Saviez-vous que vous pouvez intégrer Zoom à Beekast ? Vous pouvez ainsi accéder aux fonctionnalités de réunion collaborative de Beekast dans les réunions Zoom.
Tarifs et plans de Zoom : Zoom propose une formule gratuite qui permet d’accueillir jusqu’à 100 participants pendant 40 minutes. Ses formules payantes commencent à 149,90 €/an par utilisateur (facturées annuellement) et permettent des réunions de 30 heures, un assistant de réunion IA et un stockage dans le nuage.
3. Calendly: Pour programmer des réunions
Calendly est un logiciel de planification qui simplifie l’organisation des réunions. Il élimine les allers-retours typiques de la planification en permettant aux personnes de choisir une heure de réunion qui convient à toutes les parties en fonction des disponibilités prédéfinies.
Vous pouvez intégrer Calendly à vos applications de calendrier (Google, Outlook, Office 365 ou iCloud) pour mettre à jour automatiquement vos disponibilités en temps réel et éviter les doublons.
Caractéristiques principales
- Flux de travail et intégrations : Outre la synchronisation de Calendly avec votre logiciel de messagerie, vous pouvez également le connecter à votre plateforme de vidéoconférence et à des outils de workflow tels que les logiciels de gestion de la relation client et de gestion du recrutement.
- Vérification préalable : Calendly vous permet d’inclure des questions personnalisées dans votre page de réservation afin de recueillir à l’avance les informations et les questions des participants.
- Rapports et analyses : Calendly dispose d’un tableau de bord analytique complet qui vous permet de consulter les données relatives à vos réunions et entretiens, telles que le nombre d’entretiens programmés, le pourcentage de personnes qui ne se présentent pas, la productivité et les performances de l’équipe, et bien d’autres choses encore. Vous utiliserez ces données pour améliorer l’expérience de l’équipe et du candidat lors des prochains entretiens.
Prix et plans de Calendly : Calendly propose un plan gratuit avec des intégrations de base et une personnalisation des réservations. Les formules payantes commencent à 10 € par siège et par mois et offrent une assistance en direct 24/7, des rappels de réunions et la programmation d’appels de groupe.
4. Fireflies.ai: Pour la prise de notes par l’IA
Fireflies.ai enregistre et transcrit vos réunions en notes structurées et partageables. Il fonctionne en arrière-plan, ce qui vous permet de vous concentrer sur la réunion sans vous préoccuper de la prise de notes.
Vous pouvez ajouter Fireflies manuellement à une réunion en l’ajoutant comme participant à l’aide de son adresse électronique ou par le biais d’une fonction d’intégration directe dans votre plateforme de réunion. Ou, si vous l’intégrez à votre calendrier, Fireflies.ai peut automatiquement rejoindre les réunions programmées en tant que participant.
Après la réunion, Fireflies.ai fournit une transcription complète de la conversation, accessible sur le tableau de bord Fireflies.ai. L’IA met en évidence les moments clés et les actions à entreprendre et peut marquer des parties spécifiques de la conversation pour faciliter la navigation.
Caractéristiques principales
- Transcription automatique : Fireflies.ai peut rejoindre vos réunions sur différentes plateformes telles que Zoom, Google Meet et Microsoft Teams pour enregistrer et transcrire les conversations en temps réel. Ceci évite d’avoir à prendre des notes de réunion.
- Transcriptions consultables : L’IA génère des transcriptions consultables, ce qui facilite la localisation de parties spécifiques d’une conversation. Fireflies.ai peut identifier et mettre en évidence les actions à entreprendre et les moments clés de la réunion, aidant ainsi les équipes à assurer le suivi des engagements et des tâches importantes.
- Capacités d’intégration : Fireflies.ai s’intègre de manière transparente à votre workflow existant, notamment aux applications de calendrier et aux systèmes CRM, ce qui vous permet d’organiser et de gérer efficacement les notes de réunion et les actions à entreprendre.
Plans tarifaires de Fireflies.ai : Fireflies.ai propose un plan gratuit avec un nombre illimité de transcriptions et jusqu’à 800 minutes de stockage. Les plans payants commencent à 10 $ par siège et par mois (facturés annuellement) et offrent des fonctionnalités telles que le traçage des mots clés, les intégrations CRM et Zapier, et un stockage illimité.
5. Asana: Pour la planification de projets et de tâches
Asana est un outil de gestion de projet qui aide les équipes à organiser, suivre et gérer leur travail. Une fois que vous avez décidé des prochaines étapes et des actions à entreprendre, vous pouvez les convertir en projets et tâches Asana. Ensuite, ajoutez des délais et attribuez-les à des membres spécifiques de l’équipe pour suivre l’exécution de manière efficace.
Asana offre une gamme de fonctionnalités, notamment des listes de tâches, des calendriers, des modèles de projet et des outils de reporting, ce qui en fait une solution complète pour la gestion de différents types de travaux, des tâches simples aux projets complexes.
Caractéristiques principales
- Champs personnalisables : Asana permet aux utilisateurs d’ajouter des champs personnalisés aux tâches et aux projets pour capturer des informations supplémentaires pertinentes pour leur flux de travail. Cela inclut le niveau de priorité, le type de tâche ou l’effort estimé.
- Automatisation : Asana propose des fonctionnalités d’automatisation qui permettent aux utilisateurs de créer des règles pour automatiser les tâches répétitives. Par exemple, les utilisateurs peuvent automatiquement attribuer des tâches lorsqu’elles sont ajoutées à un certain projet ou déplacer des tâches vers une section spécifique lorsqu’elles atteignent un certain statut.
- Intégration avec des outils tiers : Asana s’intègre avec une large gamme d’outils et de services tiers, y compris des applications de communication comme Slack, des services de stockage de fichiers comme Dropbox et Google Drive, et des outils de suivi du temps comme Harvest.
Tarifs et plans d’Asana : Asana propose un plan gratuit pour les particuliers et les petites équipes. Il propose également des plans Starter et Advanced au prix de 10,99 € et 24,99 € par utilisateur et par mois (facturés annuellement). Il existe également des plans Entreprise et Entreprise Plus pour les organisations à grande échelle.
Conseils pour choisir le bon logiciel de gestion de réunions pour votre équipe RH
Maintenant que vous connaissez les meilleurs outils de gestion de réunions que vous pouvez adopter pour vos équipes RH, voici quelques éléments à prendre en compte au moment de faire votre choix.
1. Évaluez vos besoins en matière de réunions
Commencez par identifier les types de réunions que votre équipe RH organise fréquemment, comme les entretiens individuels, les réunions d’équipe, les sessions de formation ou les entretiens avec les candidats. Comprendre vos types de réunions vous aidera à cibler les fonctionnalités dont vous avez besoin, telles que la visioconférence, les outils de collaboration ou les capacités de planification.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez mener un entretien technique où le candidat présente ses réflexions sur un sujet. Dans ce cas, vous pouvez utiliser un outil comme Beekast en raison de ses fonctionnalités de collaboration. En revanche, si vous recherchez un moyen simple de planifier des réunions, Calendly est un excellent choix.
2. Recherchez les capacités d’intégration
Choisissez un logiciel qui s’intègre parfaitement avec les autres outils utilisés par votre équipe, tels que votre plateforme de messagerie électronique, vos applications de calendrier et vos systèmes de gestion des ressources humaines. L’intégration peut rationaliser les flux de travail, réduire les tâches manuelles et améliorer l’efficacité.
Par exemple, Beekast s’intègre avec des logiciels de visioconférence tels que Livestorm et Microsoft Teams, ce qui facilite l’organisation de réunions interactives et améliore la participation.
3. Tenez compte de la facilité d’utilisation
Votre logiciel de réunion doit être convivial à la fois pour les organisateurs de réunions et les participants. Il ne devrait pas nécessiter de compétences techniques avancées pour être configuré ou utilisé.
La dernière chose que vous voulez est qu’un candidat ait du mal à rejoindre votre réunion ou à planifier un appel parce qu’il ne comprend pas le fonctionnement de la plateforme. Par conséquent, donnez la priorité aux logiciels de réunion et aux outils avec une courbe d’apprentissage facile.
De plus, recherchez des interfaces intuitives et vérifiez si le fournisseur de logiciels propose un support adéquat et des matériaux de formation, tels qu’une base de connaissances étendue.
4. Tenez compte de la tarification et de la scalabilité
Évaluez la structure tarifaire du logiciel pour vous assurer qu’elle correspond à votre budget tout en répondant à vos besoins. Considérez si le logiciel peut évoluer avec la croissance de votre équipe et s’il propose des plans qui s’adaptent aux changements de taille de votre équipe ou de la fréquence des réunions.
Par exemple, Beekast propose un plan gratuit pour les petites équipes. À mesure que votre équipe se développe, vous pouvez passer à l’un des plans payants pour accéder à des fonctionnalités de gestion de réunions plus avancées.
Beekast: Le meilleur logiciel de réunion pour les équipes RH
Dans l’ensemble, Beekast se démarque comme le meilleur logiciel de réunion polyvalent pour les équipes RH. En plus de ses solides capacités de collaboration pour des réunions engageantes, il s’intègre également avec des outils essentiels comme les logiciels de visioconférence, vous aidant à offrir d’excellentes expériences de réunion de manière efficace. Vous pouvez commencer avec le plan gratuit et passer à une version supérieure à mesure que vous grandissez.
Découvrez les fonctionnalités complètes de réunion de Beekast et faites-nous savoir ce que vous en pensez !
FAQ sur les logiciels de gestion des réunions pour les ressources humaines.
Trouvez des réponses aux questions fréquemment posées sur les logiciels de gestion des réunions pour les équipes RH.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des réunions pour les équipes RH ?
Le logiciel de gestion des réunions pour les ressources humaines est un outil qui aide les équipes RH à organiser des réunions efficaces. Pensez-y comme à un assistant intelligent qui planifie les réunions, prend des notes et aide tout le monde à mieux travailler ensemble. Ainsi, les professionnels des RH peuvent passer moins de temps à planifier des réunions et plus de temps sur des tâches importantes.
Beekast est un bon exemple de logiciel de gestion des réunions pour les équipes RH.
2. Que devraient rechercher les équipes RH lorsqu’elles choisissent un logiciel de gestion des réunions ?
Les équipes RH devraient rechercher un logiciel de réunion qui offre facilité d’utilisation, flexibilité et fonctionnalités complètes répondant à leurs besoins spécifiques. Priorisez la planification automatisée, les outils de collaboration en temps réel, les capacités d’intégration avec d’autres logiciels RH et de productivité, les ordres du jour personnalisables et les fonctionnalités de suivi automatisé.
3. Quel est le meilleur logiciel pour les réunions RH ?
Beekast est le meilleur logiciel pour les équipes RH. Il est équipé de fonctionnalités collaboratives, ce qui facilite le brainstorming et le partage d’idées avec votre équipe. Il s’intègre également avec de nombreux outils que vous utilisez déjà dans votre organisation, tels que Livestorm et Zoom.