Vous êtes en train de préparer une réunion de travail et souhaitez en faire un moment d’échanges collaboratifs et efficaces avec vos collaborateurs ?
Alors assurez-vous d’avoir toutes les clés en main pour créer de l’interaction, recueillir du feedback et créer de la valeur lors de ce moment collectif.
Préparer une réunion de travail : les points essentiels
Grâce à cette cheklist, vous aurez tout pour mettre en place des réunions collaboratives efficaces !
1. Définissez les objectifs de la réunion
Pour conduire une réunion efficacement, définissez d’abord son objectif à atteindre.
Identifier s’il s’agit de :
- partager une vision
- amorcer les échanges
- faire un bilan
- résoudre des problèmes
- prioriser et décider ensemble
- explorer et réfléchir ensemble
- terminer les échanges
L’objectif de la réunion permettra d’identifier le type de réunion le plus adapté.
2. Construisez l’ordre du jour
L’ordre du jour de réunion permet d’identifier et de communiquer les différents points à aborder pendant votre réunion. Il sert aussi de plan de suivi des échanges et de programme, pour bien cadrer les discussions.
C’est le document de référence pour animer la réunion de manière efficace. Ce document fait figurer l’ordre des thématiques à aborder, classées par priorités.
Il permet à l’ensemble des participants d’identifier les éléments qui les concernent en amont, en vue de préparer leur intervention et d’amorcer les discussions.
Sans ordre du jour, les participants risquent de se disperser et de ne pas répondre à l’objectif attendu. N’hésitez pas à faire un tour de table lorsque le sujet s’y prête.
L’ordre du jour est trop long ? Voilà l’occasion de prévoir plusieurs réunions courtes, plutôt qu’une très longue.
3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion
Qui doit participer à votre réunion de travail ? Quel sera le nombre de participants ?
Réunissez simplement les personnes qui peuvent vraiment contribuer à faire avancer l’ordre du jour et à répondre à l’objectif de la réunion.
Pour une conduite de réunion vraiment efficace, donnez un rôle spécifique à chaque participant.
- Le facilitateur : c’est l’animateur de la réunion. Il doit veiller à rendre la participation active et équilibrée pour faciliter l’avancée des échanges
- Le maître de la gestion du temps / time keeper : il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps restant pour chaque thématique de la réunion, en fonction de l’ordre du jour.
- Le catalyseur de décisions : il pousse l’équipe à prendre des décisions et les note pour les enregistrer. Il est responsable du relevé des décisions
- Le scribe : il prend des notes au cours de la réunion pour rédiger le compte-rendu et le diffuser
- Le participant, soit tous les membres de la réunion : il participe à l’intelligence collective pour faire avancer les discussions en donnant des idées et en enrichissant celles des autres.
4. Planifiez la date de la réunion
À quel moment est-il le plus opportun de planifier votre réunion ?
Il est conseillé de les planifier en début ou en fin de demi-journée, pour ne pas interrompre les tâches opérationnelles en plein milieu.
Tout dépend, encore une fois, du type de réunion.
Aussi, préférez l’organisation de réunions très stratégiques le matin, quand les idées sont encore fraîches, comme pour les brainstormings par exemple.
Enfin, pensez à vérifier la disponibilité de chacun et du lieu de la réunion. Plus la salle de réunion et l’environnement seront accueillants, plus la réunion sera performante.
5. Préparez vos outils de réunion
Quels supports et quels documents sont essentiels pour faire avancer la réunion de travail efficacement ?
- vos supports de présentation
- un paper board
- un vidéoprojecteur et un écran
- des activités interactives pour faciliter les échanges
- tableau digital pour brainstormer en présentiel ou à distance
- des outils collaboratifs si vous êtes à distance
6. Prévoyez votre compte rendu de réunion
N’envisagez pas de repartir de la réunion sans avoir noté les décisions et créé un plan d’action avec vos équipes.
Le compte rendu est votre document de suivi post réunion.
Veillez ainsi à identifier le responsable du compte rendu de réunion (le scribe) et à définir sa trame en amont.
Puis, le scribe sera chargé de le diffuser aux participants à la fin de la réunion.
C’est terminé ! Vous voilà prêts pour animer votre prochaine réunion.
Et si vous l’animiez avec Beekast ?
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