L’onboarding est un moment-clé dans l’intégration de nouveaux collaborateurs. Les enjeux sont multiples : faire comprendre les attentes sur le poste, la culture de l’entreprise et intégrer le nouveau membre au sein de l’équipe. Un exercice déjà périlleux en temps normal, que la distance rend encore plus délicat. Pour revenir aux fondamentaux, nous vous partageons 3 conseils pour réussir le processus d’onboarding de vos talents.
Commencer l’onboarding avant l’arrivée du collaborateur
De l’école au monde professionnel, les premiers jours sont toujours un mélange d’excitation et de peur de l’inconnu. C’est pourquoi il est conseillé de lancer l’onboarding avant même l’arrivée du nouveau salarié. Pour le mettre à l’aise, un simple e-mail envoyé par son manager peut suffire. Dans ce message envoyé quelques jours avant son arrivée, vous pouvez notamment :
- Lui souhaiter la bienvenue et lui rappeler votre joie de l’accueillir ;
- Vous assurer qu’il dispose de tout le matériel dont il a besoin (ordinateur, clavier, écran, logiciels, etc.) ;
- Lui annoncer le planning de son premier jour (un petit-déjeuner d’accueil en visio, des réunions d’équipes prévues dans la journée, etc.) ;
- Et pourquoi pas lui donner le contact d’un « parrain », un collègue volontaire pour le guider, l’accompagner et répondre à ses questions.
En un seul e-mail, vous assurez une arrivée sereine et vous marquez des points auprès de votre nouvelle recrue. Pourquoi s’en priver ?
Proposer un onboarding qui encourage l’autonomie
Mettons-nous un instant dans la peau d’un nouveau collaborateur : premier jour de travail, les réunions en visioconférence s’enchaînent, vous lisez, vous écoutez, vous prenez des notes. Il est 16 heures, votre cerveau est au ralenti et, malgré toute la bonne volonté de vos hôtes, vous en avez marre.
Pour éviter ce scénario, pourquoi ne pas prévoir un parcours d’onboarding qui alterne des temps d’échanges (modules de formation en autonomie, réunions, etc.) et des tâches à réaliser en autonomie ? Connaissance des services de l’entreprise, de son histoire, de ses équipes, du secteur… Autant de choses à découvrir qui peuvent être réalisées seul. L’objectif est ainsi d’éviter les creux dans la journée de votre recrue et faciliter sa prise d’autonomie, en le laissant réaliser ces tâches quand il le souhaite, ou quand il en a le temps.
Vous pouvez également mettre au point des formations interactives, permettant au nouvel arrivant de s’imprégner de votre culture d’entreprise avec autre chose que de la documentation PDF !
Recréer des moments d’échanges à distance pour faciliter l’intégration
Au-delà des connaissances du métier et de l’entreprise, un onboarding réussi passe également par une bonne intégration à l’équipe. Malgré le télétravail, il apparaît d’autant plus important de prévoir des moments conviviaux pour créer du lien entre collègues.
Dès le premier jour, vous pouvez par exemple organiser un événement participatif pour que votre nouvelle recrue puisse se présenter et rencontrer son équipe. Une nouvelle fois, vous êtes fortement encouragés à innover : jeux, quiz et autres présentations ludiques vous permettront de sortir du traditionnel (et parfois long !) tour de table.
Par la suite, veillez à répéter les temps d’échanges, formels ou informels, pour évaluer l’intégration du nouveau collaborateur et voir s’il trouve sa place. Ces rendez-vous vous permettront de capter d’éventuels signaux faibles, d’ajuster votre suivi, voire d’améliorer le processus d’onboarding dans son ensemble.
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Quoi qu’il arrive, un processus d’onboarding est toujours spécifique à l’entreprise dans laquelle il est conçu. Il dépendra à la fois du secteur, de la taille de l’entreprise mais surtout, de sa culture. Il vous revient donc in fine de vous approprier ces quelques conseils, mais aussi de vous tourner vers des outils qui vous permettront de créer un parcours d’intégration à distance qui vous ressemble.
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