Cette manie d’organiser des réunions de travail, alors que cela n’est pas nécessaire, est encore très courante en entreprise. En période de télétravail, cette fâcheuse habitude est omniprésente, peut-être même encore davantage.
“On se fait une visio ?”
Réunionite : le grand mal des entreprises
On le sait, les salariés français passent beaucoup de temps en réunion. 4,5 heures par semaines en moyenne d’après une étude réalisée par Opinionway.
Le nombre d’heures par semaine en réunion est tel que l’expression “réunionite aiguë” est née pour qualifier ces moments planifiés dans les agendas des cadres français, mais qui n’aboutissent pas à grand chose. Si ce n’est à un coût exorbitant pour les entreprises.
On dit souvent qu’ensemble, on va plus loin. Dès lors, réunir plusieurs personnes autour d’une table et d’un sujet peut en effet être tentant pour faire appel à l’intelligence collective. Or, cette “surcharge” collaborative ne semble pas très productive et encore moins lorsque l’équipe est amenée à travailler à distance.
Fait-on trop de réunions quand on télétravaille ?
D’après une étude de Mars 2020 portant sur le télétravail forcé par le Coronavirus, réalisée par Deskeo, 32% des personnes interrogées déclarent travailler plus que d’habitude en home office. 59% préfèrent prendre le temps de trajet gagné pour … travailler.
Or, quand on est à distance, qui plus est confiné pendant plusieurs semaines, la tentation de la visioconférence avec ses collègues est bien présente. On parle de réunionite à distance.
Faire des réunions donne l’illusion que l’on travaille. Le même principe s’applique lorsqu’on est en télétravail, par le biais de la visioconférence.
On passe aussi beaucoup de temps en réunion car la distance donne le besoin de se rapprocher. Les équipes, une fois éloignées, ont besoin de maintenir le lien social. Par téléphone ou par les outils de messageries en ligne, toutes les occasions sont bonnes pour créer du lien, même de petits sujets qui n’ont pas besoin de donner lieu à des échanges collaboratifs.
Enfin, le cadre horaire se perd en télétravail. La limite entre le privé et le professionnel se fait plus mince. Dans les interactions avec ses collègues, on observe le même phénomène.
Astuces pour éviter la réunionite à distance
Pour être considérées comme productives, voici des astuces pour préparer des réunions à distance efficace en télétravail :
- Annoncer un ordre du jour précis : chaque réunion doit avoir des objectifs clairs
- Convoquer uniquement des personnes qui peuvent faire avancer la réunion
- Choisir des outils qui permettent de collaborer à distance et rassembler les participants, pour que les échanges soient confortables
- Avant de commencer la réunion, fixer les règles essentielles : ordre de la prise de paroles, durée de la réunion…
- Choisir des techniques de réunion adaptées pour favoriser son efficacité : météo du jour de l’équipe, sondages pour recueillir l’avis des participants, brainstorming pour récolter des idées…
- Réussir la réunion à distance : noter toutes les décisions prises et les rassembler dans un compte rendu de réunion
- Acter la prise de décisions et suivre le plan d’action, jusqu’à la prochaine réunion
Stop à la réunionite avec Beekast
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