Points d’équipe à distance, webinaires, apéros virtuels… Depuis un an, la visioconférence envahit notre quotidien. Si elle a d’abord été ressentie comme une « bouffée d’air » face au confinement, elle est devenue pour beaucoup une source d’épuisement. Notamment quand son poste amenait à les cumuler.
Responsable Innovation du groupe Manitou, Régis Marzin a vécu cette expérience dès le début de la crise sanitaire. A la tête d’une équipe de 5 personnes, il a basculé en 100 % télétravail et pratiqué cet exercice pas totalement nouveau.
« Depuis quelques temps déjà, les collaborateurs de Manitou qui le souhaitaient pouvaient télétravailler une journée par semaine. Et nous possédions pour cela tous les outils numériques, groupes chat, visio, dossiers partagés, etc., explique Régis. Il ne s’agissait donc pas d’une « découverte » pour nous mais l’animation des réunions en distanciel, en revanche, se faisait assez peu avant la pandémie de Covid-19. »
Une perte énorme d’informations
« Quand je l’utilise pour partager des éléments avec un opérationnel terrain qui maîtrise parfaitement son métier, ce canal fonctionne bien. »
Accélération en mars 2020. Le manager recourt alors massivement à la visioconférence avec un sentiment… ambivalent. « Si elle a constitué un outil indispensable pour maintenir la communication d’équipe, la visio génère une perte énorme d’informations, observe le responsable. Quand je l’utilise pour partager des éléments avec un opérationnel terrain qui maîtrise parfaitement son métier, ce canal fonctionne bien. »
Lorsqu’il s’agit de transmettre du savoir à de nouveaux arrivants, stagiaires, personnes en alternance, son constat est différent. « N’étant pas encore autonomes dans leur travail, ils ont besoin de moments informels pour poser leurs questions, comprendre le fonctionnement d’une machine ou localiser tel document. »
Peu adaptée dans ce cas, la visioconférence met alors Régis en difficulté sur le volet accompagnement. « Pour manager l’équipe, avancer sur des projets transversaux, j’ai besoin pour ma part de contacts directs. Ce qui n’était pas réalisable lors du premier confinement où j’avais l’impression d’être « vissé » à mon fauteuil à enchaîner les visios », se remémore-t-il.
L’envie d’avoir du feed-back
« Faute d’échanges directs, tu parles un peu moins de ton projet à l’autre, tu réagis moins à ses idées… Tout se cloisonne et tu n’es plus alors que sur l’efficacité opérationnelle. »
Il a senti à ce moment que la cohésion d’équipe se délitait. « Faute d’échanges directs, tu parles un peu moins de ton projet à l’autre, tu réagis moins à ses idées… Tout se cloisonne et tu n’es plus alors que sur l’efficacité opérationnelle. Je l’ai vécu comme une vraie frustration, avec parfois le sentiment de moins bien assurer mon travail de manager. »
Pour Régis, le temps est venu alors d’explorer d’autres voies. Outre l’instauration de rituels comme des « apéros visios » avec son équipe chaque vendredi, il fait évoluer ses pratiques de la visio. Avec l’envie d’avoir plus de feed-back. « Au début de cette crise, il est arrivé à des managers de réaliser des présentations seuls devant l’écran, sans réactions perceptibles puisque les webcams étaient coupées. Cette approche ne colle pas avec notre culture, réagit-il. Dans mon équipe, la distribution de la parole est plutôt spontanée : nous sommes habitués dans l’open space à partager nos idées, à beaucoup échanger… »
Pour retrouver cette interaction, le manager introduit alors davantage d’outils collaboratifs et converse avec son équipe, toutes caméras allumées. Il veille aussi à appeler chacun au téléphone, de façon régulière, et les encourage à faire de même avec lui.
Ses tactiques « anti-fatigue »
« Par moment, je prenais mon téléphone en kit mains-libres pour échanger depuis mon jardin… »
Interagir davantage sans être KO. C’est tout l’équilibre qu’ont dû aussi trouver les télétravailleurs exposés à ce phénomène de « Zoom fatigue », mis en évidence par l’Université de Stanford. Les neurosciences ont ainsi clairement établi que les visios demandaient à notre cerveau des efforts accrus de concentration. En particulier parce que les signes non verbaux (gestes, postures, etc.) y étaient moins nombreux.
Régis n’y a pas échappé. Se sentant fatigué plus tôt dans la journée avec des céphalées, des difficultés d’endormissement, le manager a dû trouver ses propres tactiques « anti-fatigue ». Avec l’adoption notamment d’un rythme différent. « Alternant échanges devant l’ordi et moments de pause, je m’arrêtais vers 17h pour sortir marcher, courir, puis je me remettais au travail, explique-t-il. Pour éviter une certaine sédentarité – en temps normal, je me déplace beaucoup sur site -, je veillais aussi à ne pas rester statique à domicile en changeant régulièrement de pièces pour travailler. Par moment, enfin, je prenais mon téléphone en kit mains-libres pour échanger depuis mon jardin… »
Autant de leviers, qui lui ont permis de rester en bonne forme physique et mentale. Un essentiel dans le job de manager…
Quelques pistes à explorer
Pour diminuer les effets du phénomène « Zoom fatigue », voici 6 bonnes pratiques à utiliser… sans modération :
- 1) Faire des pauses visuelles : toutes les 20 minutes, lever les yeux de son écran pour fixer un point au loin
- 2) Raccourcir les créneaux de réunion
- 3) Poser des règles d’utilisation communes : couper ou ne pas couper sa caméra, lever la main pour une prise de parole, utiliser seulement le chat…
- 4) Eviter la « full visio », où tout échange ne passe plus que par ce canal
- 5) Connaître son propre fonctionnement (horloge biologique, sources de fatigue…)
- 6) Varier les différents usages de la visio et y ajouter de l’interactivité (atelier collaboratif en sous-groupes, présentation plus classique, etc.) pour casser la seule logique descendante.
Et si vous animiez votre prochaine visioconférence avec Beekast pour gagner en efficacité et en interactivité ?
