Carsat Pays de la Loire

Comptant près de 150 000 collaborateurs, la Sécurité Sociale assure ses missions pour l’ensemble des citoyens, à chaque étape de leur vie, grâce à ses différentes branches (Maladie, Famille, Vieillesse, Risques Professionnels). La Carsat Pays de la Loire est un organisme régional de Sécurité Social basé à Nantes. Elle gère notamment les aspects contrôle et conseils aux entreprises en termes de Prévention des accidents du travail et maladie professionnelles, pour environ 100 000 entreprises employant 1.2 millions de salariés en Pays de la Loire. 

Vincent y exerce le métier d’Ingénieur-Conseil. Son rôle ? Contrôler et conseiller les entreprises de la région pour leur parler des risques qui existent : risques physiques, risques chimiques, risques psychosociaux, troubles musculo-squelletiques, etc. Il leur livre des conseils et s’assure que les règles sont respectées. 

Dans le cadre de ses missions, il échange au quotidien avec son équipe de contrôleurs de sécurité, ses collègues, les entreprises, et les partenaires institutionnels : organisations patronales et syndicales, régions, chefs d’entreprise, départements, médecins du travail ou encore inspection du travail. Ses équipes étant dispersées au sein des départements de la région, Vincent mène des réunions en présentiel mais aussi à distance pour créer du lien au quotidien. Il a choisi de s’appuyer sur Beekast pour relever ce challenge.

Utiliser un outil pratique et fiable

L’adoption d’un nouvel outil au sein d’une entreprise n’est jamais simple. D’autres outils ont déjà pu lui succéder et il est normal qu’une certaine lassitude puisse parfois s’installer. Vincent constate que l’adoption de Beekast s’est faite simplement et que le recours à l’outil est devenu un réflexe qui perdure.

Vincent et ses collègues accordent aussi une confiance en l’outil et salue sa praticité : Beekast fonctionne sans problème aussi bien sur tablette, PC ou smartphone  et l’accès aux sessions se fait instinctivement. 

Décrocher des (sou)rires en début de réunion

Le design moderne et les activités ludiques proposées font de Beekast un outil sur lequel Vincent a envie de travailler. Beekast crée en effet une ambiance agréable et insuffle un élan de motivation dès le début de la réunion. Le mode de connexion anonyme avec les avatars (les noms d’animaux) fait rire et sourire à chaque fois. C’est bon, la réunion peut commencer !

Apporter de l’interactivité à tous les formats de réunion

Avant l’utilisation de Beekast, peu de participants prenaient la parole en réunion. Désormais et c’est pour Vincent la plus grande force de l’outil, l’interactivité en réunion est systématique !

Vincent utilise Beekast lors des réunions de réflexion avec ses collègues et avec les partenaires, par exemple pour réfléchir à la manière d’améliorer les processus internes ou pour construire un projet. Pendant ces ateliers où tout le monde est impliqué, ce sont les activités de vote, de questions ouvertes et de nuage de mots qu’il privilégie. “Partagez un mot clef sur ce que cela vous évoque” est souvent la consigne qu’il propose dès le début de la réunion pour immerger les participants dans le thème.

Il anime et participe aussi à des réunions d’information avec une trentaine de participants où le lancement d’un sondage permet d’enclencher un échange oral. À distance, Vincent utilise en effet Beekast couplé à Microsoft Teams. C’est une pratique qui s’est fortement régularisée pendant les deux confinements.

Gagner du temps avant, pendant et après la réunion

Lorsqu’il organise un brainstorming, Vincent troque désormais les post-its papiers contre les activités participatives de Beekast. C’est un réel gain de temps qu’il observe. Il n’est plus question de préparer l’activité, de se rendre au tableau et de faire du rangement en fin d’atelier : il suffit juste d’expliquer une fois pour toute le fonctionnement de l’activité Beekast et les idées fusent sans autre préoccupation qu’elles-mêmes !

Mais c’est surtout le compte rendu généré automatiquement par Beekast qui lui fait économiser un temps considérable. Il n’a plus besoin d’empiéter sur la séance de brainstorming pour rédiger son compte rendu. Pour lui, les réunions durent désormais à peu près moitié moins de temps qu’avant…

Grâce aux échanges qui sont facilités et aux activités interactives de Beekast, Vincent propose à son équipe des réunions où règne la bonne humeur. Quels que soient le type de réunion (brainstorming ou réunion d’information) et le format privilégié (distanciel ou présentiel), Beekast permet d’avancer efficacement sur les projets.